Pour les gérants

Le poste de gérant(e) en est un des plus importants au sein de votre équipe de soccer !

Le Club de Soccer de Longueuil (CSL) aimerait d’abord vous remercier d’avoir accepté d’être gérant(e) d’une équipe au sein de notre Club. Le présent guide est un outil d’information pour vous aider à comprendre et accomplir l’ensemble des tâches et responsabilités d’un gérant. Nous espérons qu’il vous aidera à rendre votre expérience des plus agréables.

1- Définition et rôles d’un gérant d’équipe

Le gérant s’occupe des aspects « logistiques et administratifs » reliés aux activités de son équipe, alors que l’Entraineur, l’Éducateur, ou le Moniteur est en charge de la partie « technique » de l’équipe, c’est-à-dire l’entrainement et l’enseignement du soccer et s’assure de la progression de chaque joueur .

Le gérant (généralement un parent) n’a donc pas besoin d’avoir des connaissances en soccer.

Les aspects de gérance incluent la gestion des documents (passeports, feuilles de matchs de ligue, feuilles de matchs de tournoi, paiements des arbitres aux matchs locaux, etc.). Suivant les directives qu’il reçoit de l’entraîneur, c’est le gérant qui communique avec les parents, les joueurs, le secrétariat du CSL ainsi que les organisateurs de tournois ou festivals.

Le gérant assure l’harmonie auprès des parents et des entraîneurs, afin de maintenir de bonnes relations, nécessaires à l’esprit d’équipe.

Bref vous êtes un héros et on vous en remercie!

2- Avant le début de la saison

Vérifier la date d’expiration des passeports. Communiquez par courriel avec le registraire qui saura vous aider via csl.registrariat@gmail.com
Assurez-vous que tous vos joueurs sont inscrits au CSL, les inscriptions sont annuelles et ont lieu en décembre pour l’année suivante. Relancez les parents si le paiement tarde en leur précisant qu’aucun passeport ne sera émis sans le paiement des frais d’inscription (le CSL vous en informera si tel est le cas).
Rencontrer l’entraîneur de l’équipe en vue de planifier et de s’informer des activités de la saison et de s’y préparer (heures d’entraînement, matchs amicaux, matchs de ligue, tournois, etc.) et aussi tout simplement briser la glace!
Par la suite, organiser une réunion avec l’entraîneur et les parents pour échanger les informations nécessaires au bon déroulement de la saison (horaire des entraînements/matchs). Profiter en pour glaner et échanger les coordonnées des joueurs et des parents et demander à ceux-ci de communiquer par courriel les indisponibilités potentielles pour cause de vacances.
Notez que pour vos réunions d’équipe ou de parents, il est possible de réserver sans frais la salle de réunion au chalet du Club (selon les disponibilités). Il suffit d’en faire la demande par courriel à comptabilite@soccerlongueuil.com dans un délai raisonnable en spécifiant dans l’objet « Réservation de Salle ».
Voir aux besoins en équipements des nouveaux joueurs de votre équipe avec le ou la responsable du CSL (chandails, shorts, bas, attribution des numéros).

3- Aide mémoire des tâches à accomplir avant le match

- Envoyez par courriel un rappel du match à venir aux parents/joueurs convoqués par l’entraîneur en leur indiquant les coordonnées du terrain et l’heure à laquelle les joueurs doivent s’y présenter. Ajoutez une carte ou un itinéraire par lien internet si nécessaire, la plupart des cartes des terrains de la région sont disponibles sur le site de l’ARSRS (http://www.arsrs.com/fr/page/les_terrains/les_terrains.html)
- Assurez-vous d’avoir tous les passeports des joueurs ainsi que ceux de l’équipe d’encadrement (entraîneur, gérant, etc.) en votre possession.
- Seul l’entraîneur a le droit d’être derrière le banc d’équipe, exception faite d’un détenteur de passeport valide (et sur invitation de l’entraîneur).
- Remplir et imprimer la feuille de match de votre équipe (cliquez ici pour un document explicatif). Idéalement, cette feuille devrait être remplie la veille du match pour parer à toute éventualité.
- Fournir la feuille de match et les passeports aux arbitres.
- Lors des matchs à domicile, l’équipe receveur est responsable de fournir le ballon de match. Le CSL vous en fournira deux en débuts de saison prenez en bien soin, surtout à la fin du match, ils ont des ailes!

4- Aide mémoire des tâches à accomplir après le match

- Récupérer les passeports de votre équipe et la portion des feuilles de match des deux équipes (la vôtre et celle de l’équipe adverse).
- Vérifiez que le pointage et les cartons sont bien entrés à la bonne équipe avant de signer. Petit truc : prenez une photo de la feuille de match!
- Lors d’un match à domicile : voir au paiement de ou des arbitres selon le cas (A et AA). Le détails des montants vous sont communiqués par le CSL et une «avance» vous sera versée.
- Les statistiques de match doivent être saisies dans PTS Ligue dans les 48 heures qui suivent le match par le gérant ou autre responsable. Tout manquement à cette règle occasionnera une amende de 25$ et c’est l’équipe fautive qui devra en défrayer les coûts. Un code d’accès et les informations requises vous seront remis avant le début de la saison par le registraire.

5- Diverses informations et recommandations

SVP En aucun cas ne vous substituer à l’entraîneur ! Référer plutôt le parent, ou le joueur à l’entraineur pour un RDV concernant toute question sur les décisions techniques, tactiques, temps de jeu, convocations, etc…
Pour toute gestion des inscriptions tardives, frais d’inscription, ou remboursements, référer le parent au lien suivant : « Termes et conditions »
Vous pouvez organiser avec d’autres parents des activités ainsi que des levées de fonds pour votre équipe. Prenez soin d’aviser et de vérifier avec le CSL, car certaines activités ne sont pas permises par la Ville de Longueuil. Éviter la vente de nourriture contenant ou pouvant contenir des noix lors des tournois.
Pour les A et AA : assurez-vous d’avoir à portée de main une trousse de premiers soins, et si possible de la glace ou quelques ice packs.
Avec l’aide d’autres parents constituez un budget d’équipe pour les imprévus. Il est recommandé d’ouvrir un compte bancaire au nom de l’équipe nécessitant au moins trois signataires obligatoires. Il est alors d’usage de fournir un bilan des dépenses et revenues à tous les parents au terme de la saison.
Il est recommandé de prendre connaissance et comprendre les règlements de votre ligue respective (A, AA, AAA). Inciter les parents à en faire de même c’est très instructif!
Durant les tournois 1 : Lire en comprendre les règlements du tournoi car ceux-ci peuvent varier d’un tournoi à l’autre. Fournir les documents requis et enregistrer l’équipe auprès du registraire du tournoi (faites vous aider!)
Pour tout tournoi à l’extérieur de la région vous devez présenter un permis de voyage (prévoir 2-3 semaines de traitement). Celui-ci doit être signé par le CSL et par l’ARSRS.En passant si vous prévoyez un tournoi à l’extérieur du pays vous devez en aviser le conseil d’administration du CSL par écrit.

N’hésitez jamais à demander l’aide des parents de vos joueurs, plusieurs seront heureux de participer! Après

tout, vous formez une ÉQUIPE vous aussi.

Bonne Saison !